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« When a team outgrows individual performance and learns team confidence, excellence becomes a reality. »
Joe Paterno
Trop souvent le CoDir est très descendant avec de nombreux experts patrons de leur silo, eux-même adeptes d’un leadership très directif. Cela se fait au détriment de la collégialité, garante d’une bonne gouvernance et permettant des prises de décisions intelligentes que les membres du groupe peuvent s’approprier. Il existe pourtant de nombreuses possibilités d’améliorer l’efficacité d’un CoDir et de trouver le bon équilibre entre un Leadership directif et un Leadership participatif. C’est un pré-requis pour impliquer son équipe de direction dans la prise de décisions et leur mise en oeuvre. En effet, plusieurs études de Google ou du MIT ont montré que l’intelligence d’une équipe n’avait pas de lien direct avec le QI du plus fort ou la somme des QI !
1. Assumer la complexité du rôle de dirigeant : Jeff Bezos a communiqué sur le fait qu’il souhaitait la rédaction d’un mémo de 6 pages avant chaque CoDir que chacun prendra le temps de le lire pendant 30’ avant de débattre du fond. Cela met en évidence qu’avoir un dirigeant 100% disponible pour “rentrer” dans un sujet en formalisant ces 30’ est une magnifique valorisation de “oui, j’ai besoin de tous vos avis”. L’expérience du co-développement montre bien que prendre le temps d’exposer le sujet puis de poser des questions d’éclaircissement est clé pour avancer avant de passer aux solutions. De plus cela permet à chaque dirigeant au sein d’un CoDir de justifier sa participation à double titre : en tant que patron de sa BU mais aussi en tant que membre de l’équipe dirigeante. Ainsi le Leader du CoDir comme le DRH (qui souvent gère la carrière de ces mêmes dirigeants) doivent s’autoriser à accompagner ou faire accompagner ces dirigeants pour qu’ils assument ce double rôle. On appelle cela “l’accomptabilité”, très vilain néologisme qui donne une représentation de ce double rôle !
2. Mieux structurer le temps du CoDir en session d’information et en session de partage de prise de décisions en utilisant par exemple :
- Le RACI qui formalise les rôles de chacun comme Responsable Accomptable Consulté Informé et éventuellement RACIS (S pour Supported en plus).
- La formalisation des rôles de chacun comme gardien du temps et du temps de parole, facilitateur, “decision pusher”, scribe, “client advocate”…. Ces rôles peuvent tourner, ce qui aidera chacun à affiner son écoute, sa prise de notes ou sa façon d’observer. Le “client advocate” permettra de s’assurer que le client est régulièrement représenté chaque fois qu’un sujet clé est abordé.
- S’autoriser à interrompre la réunion si les éléments de reporting ou les informations nécessaires aux prises de décisions n’ont pas été assez préparés ou pas suffisamment partagés en amont entres membres du CoDir. Gérer ses alliés est clé et se fait en les incluant dans une préparation au préalable !
- Vérifier en fin de séance que le temps imparti pour chaque objectif visé est aligné avec les priorités et pourquoi pas nommé un chief gouvernance officer (drh ou responsable organisation).
3. Nourrir individuellement et collectivement le CoDir :
Que ce soit par des leadership expeditions, des 360° ou des tests de personnalité, les dirigeants ont besoin de prendre le temps de se poser, de prendre de la hauteur pour réfléchir sur eux-même, leur posture, leurs stratégies de réussites. J’ai souvent constaté que les dirigeants ne s’accordent pas vraiment ce temps-là et j’ai récemment accompagné un CoDir sur “comment définir ensemble nos besoins individuels et collectifs pour réussir l’accélération de sa transformation”. Cette session fut un grand succès car c’était la première fois que les participants se posaient la question sous la forme de la double dimension individuelle et collective dans un cadre (temps, budget, objectifs) défini en amont par le DG et le DRH.
De même, le fait de partager très régulièrement les réussites individuelles et collectives est très efficace pour apporter du positif et nourrir les participants de conseils faciles à mettre en oeuvre !
4. Gouvernance : Si vous faites le choix d’un CoDir élargi (plus de 10 à 12 membres), augmenter le travail en petit comité sera à priori plus agile et souvent plus pertinent. Travailler en groupe élargi est compliqué, fait perdre du temps et privilégie par défaut les personnalités extraverties et les opérationnels intervenant sur les plus grands territoires ou ayant la plus grande rentabilité. A l’inverse, travailler régulièrement en sous-comité de 3 à 5 personnes permet à chacun de prendre la parole, d’avoir le temps de s’écouter et de partager des expériences (world café). De même, développer une réflexion régulière sur sa gouvernance, l’articulation entre les comités (stratégie, opérationnelle, géographique…) va permettre une plus grande fluidité et un alignement entre les différentes décisions.
6. Communiquer efficacement et avec bienveillance : bien souvent les “grandes gueules” extraverties prennent trop de place ! En formant son CoDir à la CNV, aux outils de storytelling & de confrontation et en incluant de la bienveillance vous pourrez augmenter son efficacité. Partager ses réelles 3 priorités à l’aide des OKR ou tout autre outil est clé pour bien comprendre les priorités de chacun, y compris pour le dirigeant !
7. Faire régulièrement une analyse du fonctionnement de votre CoDir avec le collectif, de ses réussites, de ses échecs et de la résilience de l’année précédente ou du cycle précédent. Le suivi de l’application des décisions prises antérieurement permet de comparer le temps consacré aux différents sujets et aux priorités. Combien d’équipes ai-je entendues parler à l’extérieur de l’entreprise de leur centrisme client alors que le sujet était toujours abordé en fin de CoDir… Sujet par conséquent souvent reporté ou écarté de l’ordre du jour au prétexte d’un coût de mise oeuvre trop élevé ou trop complexe ou sans retour à court terme.
Pour conclure et voir plus loin en terme d’efficacité, utiliser certains principes de la sociocratie peut s’avérer intéressant. Mais d’ici-là, en attendant de faire évoluer les mentalités, pourquoi ne pas tenter d’amener du développement personnel au coeur des CoDir afin de nourrir nos dirigeants et de faire en sorte qu’ils se connaissent mieux, se questionnent sur leur posture de manager ainsi que sur leur contribution au collectif ?
Call to action : et vous, quelles sont les 2 actions que vous décidez de proposer ou d’implémenter pour améliorer l’efficacité de votre CoDir ou celui dont vous faites partie ?
Si vous souhaitez me contacter pour approfondir votre questionnement, envoyez-moi un email afin d’organiser un rv.
En attendant la publication de la prochaine lettre en préparation, venez découvrir tous les articles sur le Leadership Transformationnel sur notre blog, ici.
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