Sommes-nous tous des Sisyphe ? Au début de chaque projet, nous commençons à pousser notre rocher en haut de la colline, pleins d’énergie et de motivation. Mais dès que le projet commence à mal tourner ou même après un succès, la pierre dévale la pente. Plusieurs de mes clients m’ont parlé de ces moments de démotivation, de perte d’énergie. Et à vrai dire, je les ai expérimenté aussi. Même s’il est évidemment possible de remonter la pente, de se réénergiser pour recommencer, ces montagnes russes ne sont pas vraiment du genre « fun ». Comment rester performant dans la durée ? Comment conserver son énergie entre deux projets ? C’est un sujet qui a déjà inspiré de nombreux auteurs. Getting things done n’est qu’un exemple parmi d’autres. Reste que connaître les méthodes ne suffit pas et que les appliquer n’est pas toujours facile. Qui ne s’est jamais dit « ça ne marchera jamais pour moi » ou « c’est impossible à appliquer dans mon entreprise » après une conférence sur les nouvelles manières de travailler ?

1. Travaillez quand nous sommes performant

Les méthodes de « time management », c’est un peu comme les régimes. Ce qui marche pour certains, ne marchera pas forcément pour nous. Et se forcer à les appliquer risque de nous faire faire le yoyo et non de créer un changement durable. La première chose pour bien gérer son temps et rester performant sur la durée est donc de comprendre comment nous fonctionnons, nous personnellement.
Dans son livre La semaine de 4 heures, Timothy Ferris explique que notre journée est divisée en plusieurs pics d’efficacité. Par exemple, nous sommes généralement plus disposés à élaborer des raisonnements complexes le matin. Pourtant, c’est généralement le moment que nous consacrons à lire nos e mails, préparer notre to-do-list de la journée ou tout autre tâche plutôt mécanique. Connaître ses pics d’efficacité et organiser notre journée autour d’eux créera de l’énergie sur le long terme.
Après avoir identifié ses pics, il s’agit aussi de les protéger. Dans la plupart de nos entreprises, la politique de la porte ouverte est très encouragée. En tant que manager, nous nous devons d’être toujours disponible pour répondre au question, aider à régler un problème ou participer à un brainstorming. Cette politique est au départ bien intentionnée, mais les interruptions constantes sont un frein énorme à la performance. Une étude a montré que même une interruption de trois secondes quand nous sommes concentrés sur une tâche difficile, double le risque d’erreur. Pas la peine non plus de taguer un signe “ne pas déranger” sur votre porte, mais avant de commencer une tâche difficile, exprimez clairement votre besoin de calme à vos collègues.

2. Être vigilant à la fausse performance

“A 10h, je ne peux pas, j’ai une réunion”-”Et à 15h ?”-”Non, encore une réunion !” Selon atlassian, nous perdons en moyenne 31 heures par mois en réunions peu efficaces et nous planifions environ 60 réunions par mois. Ça fait beaucoup. Et non, amener autre chose à faire pendant les réunions ne nous aidera pas à rester performant pendant ce temps là. Toujours selon atlassian, 73% d’entre nous le font. Ne planifiez plus des réunions pour seulement échanger de l’information, mais pour réellement prendre des décisions ou créer de la valeur. Réunissez les personnes clés et faites de la résolution de problème en mode intelligence collective (avec un bon gestionnaire du temps) pour réellement régler le problème. A la fin vous aurez le “buy in”, l’engagement de vos équipes et donc une mise en oeuvre facilitée.
Être occupé ne veut pas dire être performant et délivrer. Pour rester au top, nous devons faire attention à ne pas dépenser trop d’énergie dans des tâches non essentielles, voire inutiles. Cela peut être gratifiant certes. Faire des progrès sur n’importe quelle tâche, même une non-essentielle, augmente notre sentiment d’engagement et de satisfaction. Reste que ces sentiments seront beaucoup plus forts après la réalisation d’une tâche vraiment essentielle. Toutes les petites choses que nous nous sentons obligés de faire avant de commencer à travailler peuvent vite devenir de la procrastination pure et simple. Avant de commencer une tâche, notez tout ce dont vous avez l’impression d’avoir besoin. Etudiez ensuite cette liste pour déterminer les éléments vraiment nécessaires, et ceux qui vous servent consciemment ou inconsciemment d’excuse pour retarder le début du travail.

3. Être plus performant sans rien faire

Même si certains voudraient le nier, faire des pauses est nécessaire pour tout le monde afin de rester en énergie. Il n’est pas obligatoire d’être accroc au tabac pour pouvoir s’accorder une pause de quelques minutes dehors. Changer d’air fait du bien à notre cerveau !
Je vous proposes deux techniques pour mettre en place votre routine de pause.
D’abord, la méthode pomodoro, du nom des minuteurs de cuisine en forme de tomate (pomodoro veut dire tomate en italien). Prenez un minuteur (ou votre smartphone en mode avion pour ne pas risquer les interruptions). Choisissez la tâche sur laquelle vous voulez travailler et réglez le minuteur sur 25 minutes. Travaillez sur votre tâche jusqu’à qu’il sonne et c’est cuit ! Non, pas forcément, mais même si votre tâche n’est pas terminé, prenez 5 minutes de pauses. Puis recommencez le process. Au bout de 2 heures sur le même sujet, même si vous n’avez pas terminé, changez. Notre cerveau a du mal à rester concentré sur le même sujet pendant plus de deux heures. Même si vous aurez l’impression de continuer à avancer, vous serez beaucoup moins performant. Travailler sur autre chose pendant deux heures puis revenir sur votre premier sujet sera beaucoup plus productif.
Ensuite, la règle des 8-1-5 pour les vacances. On pense souvent que le seul bénéfice des vacances se trouve pendant les vacances elles-mêmes. Une fois les vacances planifiées, 8 semaines avant le jour-J nous commençons déjà à nous sentir plus heureux et détendu par anticipation. Et les bienfaits d’une semaine de repos se font sentir pendant les cinq semaines après le retour. Au bout des 5 semaines, il ne reste plus qu’à planifier de nouvelles vacances pour un départ 8 semaines plus tard !