“Tout ce qui peut être fait un autre jour, le peut être aujourd’hui.”
Montaigne
Qui n’a jamais procrastiné dans sa vie alors que l’échéance d’un travail important se rapprochait ? Ne pas trouver l’énergie ou la motivation de se mettre en action, repousser à plus tard certaines tâches ou décisions pour finalement être contraint de les gérer à la dernière minute aboutit trop souvent à du stress, à des décisions mal calibrées.
La procrastination, c’est quoi ?
Procrastiner consiste à remettre au lendemain ce qu’on pourrait faire aujourd’hui, attendre la dernière minute pour agir. Rassurez-vous, il ne s’agit ni de paresse qui consisterait à élaborer des stratégies pour éviter de travailler ni de fuite des responsabilités en évitant sciemment de prendre une décision. En fait, on reporte tout simplement de manière irrationnelle la tâche à effectuer.
En l’espace de 40 ans, selon Diane Ballonad Rolland, auteure de « J’arrête de procrastiner », 21 jours pour arrêter de tout remettre au lendemain” aux éditions Eyrolles, la procrastination aurait augmenté de 300 à 400%. Elle augmenterait en même temps que l’exigence grandissante d’auto-gestion dans le monde professionnel. Un facteur d’explication de cette augmentation est la prégnance de plus en plus grande des distractions, notamment par le biais d’internet et des réseaux sociaux.
La procrastination dépend essentiellement de deux grands facteurs :
- le délai avant l’échéance : plus il est court et l’espoir de réussir la tâche sont forts, moins on va être enclin à procrastiner.
- l’intérêt ou utilité pour la tâche qui vont augmenter au fur et à mesure que la date butoir approche et qui vont provoquer une plus grande pression à se mettre au travail.
Profil du procrastinateur
Nous sommes tous concernés par le sujet à des degrés divers… En effet, qui n’a jamais reporté de l’administratif à terminer ou un coup de fil à un client non satisfait ? Plusieurs dimensions relevant de la personnalité sont liées à la procrastination : un procrastinateur aura plutôt tendance à douter de ses capacités de succès, sera aussi plus impulsif (la décision de procrastiner est non planifiée), n’aimera pas la routine ou l’excès de structure et sera plus sensible aux distractions. Augmenter la confiance en ses compétences pour se prouver qu’on est capable d’être performant et de réussir est un bon moyen d’y pallier.
Alors pour nourrir votre réflexion sur ce que nous procrastinons, je vous propose de regarder la démonstration pleine d’humour du blogueur américain Tim Urban, dans laquelle beaucoup se reconnaîtront…
Et non, la procrastination n’est pas un pas un fléau à éradiquer mais un comportement à comprendre pour mieux le gérer.
- Prendre le problème au sérieux
La première étape consiste à regarder le problème en face et à se demander quelles sont les tâches ou les actions que l’on tendance à procrastiner et pourquoi ? Identifier les freins au passage à l’action en étudiant notre comportement dans une situation donnée nous permettra de mettre en place de nouvelles stratégies de réussite plus adaptées.
- Se fixer des actions en ligne avec nos priorités
Se fixer au moins 5 actions par jours dont 3 prioritaires permet de structurer son emploi du temps. Avoir une vision claire de ce que l’on doit faire sur sa journée ou sa semaine donne du sens à son action : l’une des raisons de la procrastination est justement le manque de ligne directrice et de visibilité.
- Planifier des pauses
Notre énergie n’est pas illimitée dans la durée ni dans notre capacité à en générer. A trop solliciter vos ressources attentionnelles vous finirez par vous sentir fatigués et aurez du mal à vous remettre au travail. Apprenez à faire des pauses pour réoxygéner votre esprit et profitez du weekend ou des vacances pour véritablement vous déconnecter du travail, c’est un moyen efficace pour vous ressourcer.
- Avancer à petits pas
Il est reconnu que découper son travail en sous-tâches avec des sous-objectifs permet d’augmenter sa motivation avec le double bénéfice de planifier son travail avec la mise en place d’échéances à court-terme.
Vous pouvez par exemple adopter la méthode « Pomodoro », dite aussi méthode des tranches de tomates, qui consiste à séquencer la journée en alternant pauses et activités ou à découper le temps en tranches, comme une tomate.
Au bout de quatre tranches de tomate, autorisez-vous à allonger la durée des pauses. L’autre avantage de cette méthode des petits pas est d’éviter de se laisser impressionner par l’ampleur d’une tâche.
- Se motiver
Accordez-vous des récompenses régulières (comme consulter un site internet ou passer un coup de fil perso) pour être davantage dans la gratification immédiate.
- Structurez votre environnement
Travaillez dans un endroit où les distractions extérieures sont limitées : ne consultez pas votre boîte mail, affichez votre statut comme étant “en réunion”, coupez momentanément le téléphone, ne vous laissez pas distraire par internet ou les réseaux sociaux. Si vous travaillez en open space, mettez en place un signe/figurine disant que vous ne souhaitez pas être interrompu.
- Mettre en place des routines
Commencez modestement (faire une sous-tâche courte chaque jour/semaine comme votre administratif, vos comptes…) et capitalisez dessus au fur et à mesure. Cela vaut le coup, d’autant plus si les tâches provoquant la procrastination se présentent de manière régulière.
- Revoir ses priorités
Pensez à lister vos priorités. Qu’est-ce qui est le plus important pour vous ? Maximum 3 ou 4 priorités avec un ordre P1 puis P2… Et même si vous ne vous mettez pas au travail immédiatement après les avoir listées, vous ressentirez moins de culpabilité d’avoir pris le temps d’y réfléchir.
- Autoriser des écarts pré-établis
Identifiez les interruptions, les événements ou les situations qui sont des raisons valables de ne pas effectuer la tâche que vous vous êtes assigné. Cela vous permettra de savoir si ce que vous vous apprêtez à faire est justifié (et autorisé par vous) ou non.
- Prendre du recul
Prenez le temps d’analyser le rapport coût/bénéfice entre le fait d’effectuer la tâche cible et le fait de faire autre chose. Vous ne vous mettrez pas forcément au travail plus tôt, mais vous saurez parfaitement ce que vous coûte et ce que vous rapporte la procrastination !
- S’engager auprès d’autres
Prendre des engagements auprès d’autres personnes vous permettra de vous motiver et de respecter votre parole, même si les personnes en question ne sont pas celles en lien avec cette tâche.
Alors se donner des règles pour éviter de procrastiner, d’accord ! Mais attention de ne pas rester trop prisonnier du cadre que vous vous êtes fixé. De temps en temps, autorisez vous à procrastiner. Il arrive souvent que la meilleure des choses à faire quand on bloque, c’est d’éteindre son ordinateur et de remettre à plus tard !