Déléguer pour mieux travailler

En cette période de rentrée, nous sommes nombreux à revoir nos objectifs pour l’année à venir et à avoir envie de faire mieux ou simplement différemment de l’année passée.
Peut-être en commençant par alléger notre charge de travail et nous concentrer sur les activités où nous avons une forte valeur ajoutée. Pour arriver à cela, la meilleure solution reste de déléguer certaines de nos tâches ou responsabilités.
Mais encore faut-il que la délégation soit efficace, et ce n’est pas toujours facile. Que ce soit parce que nos collaborateurs n’ont pas les compétences nécessaires ou parce que notre égo nous fait croire que “nous sommes toujours mieux servi par nous-mêmes”.

1. Investir un peu de temps pour un ROI maximum

Un de mes clients me racontait qu’il avait délégué la relation avec un des clients important à un collaborateur depuis deux mois. Mais il n’était jamais satisfait du travail effectué. Il reprenait donc à chaque fois les emails et en était même venu à ajouter dans son emploi du temps “Revoir le travail de J.” ! Il se plaignait de son collaborateur et ce dernier souffrait de voir son travail jugé ainsi. Chacun perdrait un temps fou et la situation semblait bloquée.
Pour ne pas se retrouver dans le même cas, il faut accepter, avant toute délégation, d’investir un peu de temps. Je parle bien d’investissement, avec la promesse d’un retour sur investissement phénoménal !
Investissez ce temps tout d’abord pour établir clairement les compétences nécessaires pour réaliser la tâches en question et choisir la personne qui correspond le mieux. Ensuite, aidez votre collaborateur à monter en compétence. Le problème de mon client était qu’il reprenait le travail sans expliquer ce qui lui posait problème et ne permettait donc pas à son collaborateur de corriger ses erreurs et de s’améliorer. Donnez des feedbacks réguliers et n’hésitez pas à demander à votre collaborateur de vous présenter son travail avant qu’il n’ait fini. Cela vous permettra de vous assurer qu’il est sur la bonne voie et ne perd pas de temps. Une fois cela fait, vous pourrez faire pleinement confiance à votre collaborateur et alléger votre emploi du temps !
Attention néanmoins à ne pas tomber dans le micromanagement. Nous ne devons pas nous attendre à ce que la tâche soit accomplie exactement comme si nous l’avions faite nous-même. Déléguer est aussi un bon moyen d’apprendre à piloter nos égos. En laissant à notre collaborateur une liberté d’action, il trouvera peut-être un moyen plus créatif et efficace de remplir les objectifs.

2. « Faites confiance et vérifiez »

Avant de déléguer (et donc de devoir vérifier) nous devons d’abord créer une relation de confiance avec nos collaborateurs. Cette confiance doit marcher dans les deux sens. D’un côté, nous leurs faisons confiance pour réaliser la tâche confiée. De l’autre, ils nous font assez confiance pour savoir que nous ne referons pas l’ensemble de leur travail après coup.
C’est un point extrêmement important qui déterminera le succès de la délégation. Si cette relation de confiance n’est pas mise en place, soit nos collaborateurs n’auront aucun intérêt à s’investir puisqu’ils savent que de toute façon nous refairons tout, soit ils auront tellement peur de faire une erreur qu’ils en feront nécessairement (parce que c’est toujours ce sur quoi on se focalise qui se produit, ici ne pas faire d’erreur).
Nous devons donc créer une culture du droit à l’erreur. Apprendre de ses erreurs est l’un des meilleurs moyens de progresser. Et accepter que nous pouvons nous tromper et que nos collaborateurs le peuvent aussi nous enlèvera une grande source de stress et nous aidera à dormir sereinement ! Nous devons également nous assurer de bien connaître nos collaborateurs, leurs points forts comme leurs points de progrès. Si nous sommes présents, leur donnons des feedbacks fréquents et les voyons progresser en temps réels, il sera beaucoup plus facile de leur faire confiance.

3. Choisir les tâches et/ou les responsabilités à déléguer, et à qui

Bien connaître les forces et faiblesses de ses collaborateurs permet aussi d’assigner à chacun les tâches qui lui correspond le mieux par rapport à ses compétences uniques. Une organisation se fait aussi autour des personnes. S’il sera généralement nécessaire de prendre du temps au début pour s’assurer que tout se passe bien, ce temps sera nettement réduit si notre collaborateur possède déjà les compétences nécessaires. Vous pouvez également choisir de déléguer des responsabilités/tâches à un collaborateur en partageant avec lui que ce sera un challenge qui lui permettra de grandir. Dans ce cas, pensez à adapter le rythme de progression en allongeant les étapes de validation.
Pour choisir les bonnes tâches/responsabilités à déléguer, nous devons commencer par regarder notre emploi du temps et identifier toutes les activités à faible valeur ajoutée qui pourraient facilement être gérées par d’autres. Vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower pour vous aider à éliminer les tâches “non-urgentes, non-importantes”. Et rappelez-vous que les réunions aussi peuvent être déléguées ! Votre présence est-elle nécessaire ou pouvez-vous laisser un collaborateur vous représenter ?
Nous pouvons également demander des feedbacks comme : “A votre avis, quelles sont les tâches que je fais qui ne sont pas nécessaires ?” ou “sur quel point devrais-je me concentrer plus, et sur lesquelles pourrais-je accorder moins d’attention selon vous ?”. Vous pouvez également vous évaluer avec ce test de l’Harvard Business Review.

Pour finir et aller plus loin, je vous recommande La semaine de 4 heures de Timothy Ferris. Vous y trouverez un très beau chapitre sur la délégation avec un passage hilarant sur le recours à des assistants virtuels indiens !

Illustration : Dessin de Thomas Mairey, tiré du livre 10 cas de coaching managérial de Gilles Dufour – parution le 14 septembre 2016